Verhandlungstipps von A-Z: Verhandlungsteam

Verhandlungsteam

Wenn Sie nicht alleine verhandeln, dann ist es wichtig, das richtige Team aufzustellen.

Oder das Verhandlungsteam richtig auf- und einzustellen. Es ist wie im Sport, z.B. im Fußball: Nur Allrounder bringen keine Spitzenleistung und nur Linksaußen auch nicht.

Das Team für die Verhandlung auswählen

Überlegen Sie, wer welche Stärken und Schwächen hat, die in der Verhandlung nützen oder schaden können. Doch auch bereits für die Vorbereitung ist es wichtig, die Aufgaben im Team gut zu verteilen. Deshalb machen Sie als verantwortlicher Verhandlungsmanager (möglicherweise auch Verhandlungsführer) eine Stärken-/Schwächen-Analyse der möglichen Teammitglieder.

Dazu könnten Sie folgende Punkte bewerten, z.B. auf einer Skala von 1 bis 10:

  • Kommunikative Fähigkeiten
  • Stressresistenz
  • Empathie
  • Beziehungsstärke
  • Fachmann/-frau für Zahlen, Daten, Fakten
  • Guter Beobachter
  • Guter Protokollant
  • Kann Forderungen nachhaltig vertreten / knickt nicht so leicht ein

Das Team für die Verhandlung vorbereiten

Wenn Sie wissen, wer was am Besten kann, können Sie die Rollen adäquat besetzen. Achten Sie darauf, dass alle in der Vorbereitung beteiligt werden und Informationen zeitnah ausgetauscht werden. Tragen Sie im Team alle Informationen zusammen, die jedes einzelne Teammitglied hat.

Legen Sie die Rollen für die Verhandlung fest. Ergänzend können Sie sich auch überlegen, ob Sie bestimmte Regeln zum Auftreten und zur Kleiderordnung machen wollen.

Das Team in der Verhandlung

Während der Verhandlung sind alle Mitglieder im Verhandlungsteam gefordert, ihre zugedachte Rolle auch einzuhalten. Achten Sie darauf, dass Sie nicht “auseinanderfallen”.

Ich habe schon öfters in Verhandlungen beobachtet, wie gegnerische Teams regelrecht auseinandergefallen sind, wenn Druck aufkam. Dann kann man an der Sitzposition leicht erkennen, dass es Spannungen gibt und zum Beispiel Einkauf und Fachabteilung gerade nicht mehr einer Meinung sind.

Das äußerst sich z.B. durch ein Auseinanderrücken der Stühle, durch verräterische Mimik oder dadurch, dass plötzlich alle durcheinander reden.

Egal welche Rolle Sie spielen: Wenn Sie erkennen, dass einer Ihrer Kollegen einen Durchhänger hat oder gerade dabei ist, ungefragt Konzessionen zu machen, dann gehen Sie dazwischen und fragen Sie höflich aber bestimmt nach einer Pause.

Das Team in der Verhandlungspause

Tragen Sie Ihre Beobachtungen und Schlussfolgerungen zusammen. Bauen Sie Kollegen wieder auf, die unsicher oder zermürbt sind. Und achten Sie darauf, dass Sie beim Social Talk nicht mal eben Zugeständnisse machen.

[br]

Verhandlungstipps von A-Z: Rolle (2)

Rollen-im-Team

Neben den bereits in einem vorherigen Beitrag beschriebenen Rollen können noch weitere Rollen für die Verhandlung definiert und besetzt werden.

Unterstützer-in

Die klassische Unterstützerfunktion für die Verhandlung ist ein zweiter Verhandlungsführer. Wenn dieser gerade den passiven Part spielt, dann sichert er den Frontmann so wie der Wingman in der Flugzeugstaffel.

Alle weiteren möglichen Rollen in der Verhandlung sind in aller Regel

Spezialisten bzw. Expertinnen

Davon können gleich mehrere für die Verhandlung wichtig sein. Möglicherweise nicht alle immer und in jeder Phase der Verhandlung und in jedem Meeting.

Anwender-in

Wenn es in der Beschaffung um konkrete Fragen der Umsetzung im Betrieb geht, kann es eine gute Idee sein, einen erfahrenen Anwender mit in die Verhandlung zu nehmen.

Entwickler-in

Das gilt entsprechend im Vertrieb für den Ingenieur, der die Maschine, Anlage oder was auch immer entwickeln soll.

Projektleiter-in

Bei komplexen Abläufen in der Vertragsumsetzung sollte die Projektleiterin (von beiden Seiten) bereits frühzeitig in der Verhandlung beteiligt sein.

Juristen

Kommen häufig in der letzten Phase der Verhandlung dazu. Als Verhandlungsmanager sollten Sie darauf achten, dass frühzeitig Informationen fließen und die Rechtsabteilung dann auch die nötigen Ressourcen hat, um zeitnah Ihren Vertragsentwurf zu prüfen.

In internationalen Verhandlungen sind die Fragen von T&C häufig ein wesentliches Kriterium und bringen manches Geschäft zum Scheitern. (sh. auch Pönale und Force Mayeur)

Finanzabteilung / Controlling

Auch die Finanzabteilung oder/und das Controlling sollte frühzeitig in die Verhandlung einbezogen werden. Nimmt jemand aus diesen Abteilungen an der Verhandlung teil, so gilt, wie für alle anderen Fachleute auch:

Spezialisten geben Expertenrat, keine Zugeständnisse!!!

Daneben gibt es noch eine weitere Rolle, die insbesondere für die Vorbereitung und Planung der Verhandlung und das Projektmanagement wichtig ist:

Verhandlungsmanager-in

Dazu mehr in einem späteren Beitrag.

 

Verhandlungstipps von A-Z: Rolle

Team-Rollen-Verhandlungsführung

Wenn Sie nicht alleine verhandeln, dann sollten Sie bereits in der Vorbereitung festlegen, wer in Ihrem Verhandlungsteam welche Rolle in der Verhandlung übernimmt.

Aktive Rollen in der Verhandlung

Verhandlungsführer-in

Der Verhandlungsführer ist derjenige (oder diejenige), der aktiv die Verhandlung führt. Das fängt mit der Moderation einer Vorstellungrunde zu Beginn der Verhandlung an und endet mit der Verabschiedung.

In der Verhandlung spielt die Verhandlungsführerin die aktivste Rolle. Er trägt Argumente vor, stellt Fragen, gibt Antworten, macht Angebote und nimmt Forderungen entgegen. Keine Andere aus dem Team sollte dem Verhandlungsführer ungefragt dazwischenreden. Das bedeutet, das der Verhandlungsführer auch aktiv seine Teammitglieder einbezieht und für Fachfragen an die entsprechenden Experten weiterleitet.

In einer Verhandlung, die sich über Stunden oder Tage hinzieht, kann die Rolle des Verhandlungsführers auch wechseln. Auch dies sollte bereits im Vorfeld besprochen sein.

Protokollführer-in

Ein aussagekräftiges Protokoll zu führen ist eine wichtige Aufgabe in der Verhandlung. Dies kann nach Abstimmung mit der Gegenseite auch als gemeinsames offenes Protokoll geführt werden.

Probate Mittel hierfür sind ein Flipchart oder ein offenes Worddokument, das mit dem Projektor an die Wand gebeamt wird.

Wenn es um etwas Wichtiges geht, kann es sinnvoll sein, wörtliche Aussagen mit genauer Zeitangabe zu protokollieren (das dann eher nicht offen).

Beobachter-in

Die Rolle eines Beobachters in der Verhandlung ist sowohl auf die Gegenseite, als auch auf das eigene Team bezogen.

Welche körpersprachlichen Reaktionen gibt es? Treten Spannungen auf? Fällt das Team auseinander? Braucht das eigene Team eine Pause? Wen sollte man bevorzugt bearbeiten? Gibt es Anzeichen, dass jemand schlapp macht? …

Ich saß vor einiger Zeit als Verhandlungsbegleiter mit in einer wichtigen Verhandlung und hatte neben der Unterstützung meines Kunden auch die Rolle des Beobachters übernommen.

Dabei konnte ich sehr früh erkennen, dass es im gegnerischen Team Spannungen und unterschiedliche Positionen gab:

Die Experten waren eindeutig für die Lösung meines Kunden, die Einkäufer waren kritisch und wollten unbedingt den Preis halbieren.

Neben diesen drei Hauptrollen, die Sie bei entsprechender Mannschaftsstärke unbedingt verteilen sollten, gibt es natürlich noch weitere Personen, die für die Verhandlung wichtig sein können oder die aufgrund ihrer Funktion die Verhandlung beeinflussen. Dazu mehr in einem Folgebeitrag.

Für alle Rollen gilt:

Kompetenz und Fähigkeit geht vor Hierarchie!

[br

Verhandeln 4.0 – Digital und online ist nicht agil

verhandeln4punkt0-online-digital

Nach etlichen Diskussionen:

Digital und online ist nicht agil

Es scheint ein verbreitetes Missverständnis zu sein. Wenn man Dinge anders macht, als man sie bisher gemacht hat, dann wird das zu “Agil” erklärt. Leider auch in entsprechenden “Fachbüchern”.

Doch das ist eher eine Verklärung als eine Erklärung und führt komplett in die Irre.

Agil:

Wendig, anpassungsbereit, schnell, flexibel

Digital:

Technik, Daten, 10101010,

Online:

Technik, Übertragungsweg, Videokonferenz, Skype, Zoom

Wenn also Verhandlungen nicht mehr persönlich in einem dafür vorgesehenen Raum ablaufen, sondern per Videokonferenz oder auch am Telefon, per email-Austausch oder über entsprechende Plattformen …

Wenn digitale Tools genutzt werden, um die Verhandlungspartner zu studieren …

Wenn Technik aufgerüstet wird, um einen Vorteil zu erzielen …

Wenn neue Steuerungssysteme im Unternehmen eingeführt werden …

… Dann ist das noch lange nicht agil!

Agil wird es, wenn es von einem entsprechenden Mindset (Einstellung) getragen wird und dies im Unternehmen auch gelebt wird. Das bedeutet

  • intensive Abstimmungen in der Vorbereitung,
  • das Aufstellen agiler (Verhandlungs-)teams,
  • Rollenklärung,
  • klare Zuständigkeiten,
  • Fähigkeit vor Hierarchie,
  • Abbau von Silodenken,
  • Widerstände erkennen und ausräumen,
  • neue Verhandlungskultur untereinander,
  • Aufbau agiler Strukturen und Einstellungen,

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Sie wollen Agilität leben und haben mit Widerständen zu tun. Sie müssen mit agilen Partnern zusammenarbeiten. Agilität ist bisher nur ein weiteres BUZZWORD in Ihrem Unternehmen.

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Agilität ist Verhandlungssache!

Verhandeln 4.0 – Agile Verhandlungsteams aufbauen

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Aus einem aktuellen Projekt:

Agile Verhandlungsteams aufbauen

Das Szenario:

Bei einem bekannten deutschen Mittelständler sollen für umfangreiche Verhandlungen mit potentiellen und künftigen Lieferanten für umfangreiche Bauprojekte cross-funktionale, leistungsstarke Verhandlungsteams aufgestellt werden.

Keinem der rund 20 auf Arbeitsebene Beteiligten ist klar, was das mit Agilität zu tun hat und dass sie zunächst die Beziehungen und Rollen untereinander klären und verhandeln müssen.

In mehreren Workshops (vom gesamten Team hin zu den agilen Teams)werden die Rollen geklärt und geübt, wie in dieser Konstellation erfolgreicher verhandelt werden kann.

Das agile Verhandlungsteam

In diesem Projekt bestehen die agilen Teams aus:

Einkauf, Recht, Bauingenieure/Architekt-In, Facility-Management

Keine(r) in diesem Team hat den sprichwörtlichen Hut auf, sondern die Rollen und Zuständigkeiten müssen klar definiert werden. Außerdem müssen gewachsene Hürden zwischen den Abteilungen abgebaut werden und neue Formen der Zusammenarbeit und Projektsteuerung implementiert werden.

Störungen der Zusammenarbeit

Die größten Störungen in diesem Projekt entstehen, weil aus unterschiedlichen Hierarchiestufen immer wieder versucht wird, die Teams zu beeinflussen. Dazu kommen neue Vorgesetzte, die sich mit Agilität schwer tun und bestehende Chefs mit großer Veränderungsresistenz.

Auch “typisches Einkäuferverhalten”* wirkt sich zu Anfang störend aus und sorgt für Konflikte im Verhandlungsteam.

Erfolge der agilen Teams

Schon nach einem Jahr liegen die Verhandlungsergebnisse deutlich unter den Plankosten, so dass Einsparungen im sechsstelligen Bereich erzielt wurden. Positive Folgewirkungen auf die späteren Betriebskosten sind hier nicht einkalkuliert.

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Und dann noch:

In Bezug auf digital und online geführte Verhandlungen wurde hier die erste Verhandlung mit einem unersetzlichen Lieferanten auch schon in den Sand gesetzt, weil der Umgang mit der Technik und die Rollenzuordnung in Bezug auf die Technik nicht geklärt war. Das konnte dann jedoch mit einer Krisenverhandlung wieder eingefangen werden.

Dazu mehr in einem späteren Blogbeitrag.

*”Noch ein Rabatt”, “Was ist Ihr letzter Preis”, “Da geht noch was”, “Was haben Sie denn noch”, …

Verhandeln 4.0 – Hilfe unsere Kunden sind agil

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Ein Szenario, das ich in den letzten Monaten bei mehreren Kunden angetroffen habe:

Hilfe! Unsere Kunden sind agil

Ein Szenario:

Ein langjähriger Kunde möchte in einer für ihn neuen Branche Fuß fassen. Es handelt sich um eine recht junge Industrie (Robotik) mit einem starken Schwerpunkt in China. Schon in den ersten Gesprächen haben es die Vertriebsmitarbeiter (Key-Account-Manager) fast ausschließlich mit cross-funktionalen (=agilen) Teams bei den Roboter-Bauern zu tun und wissen nicht, wie sie damit umgehen sollen.

Das agile Verhandlungsteam

Agile Teams sind per definitionem Cross-funktionale Teams.

Gute Verhandlungsteams sind “eigentlich” immer schon cross-funktionale Teams. Das heißt, es sind verschiedene Funktionen und Zuständigkeiten vertreten, ebenso unterschiedliche Fähigkeiten und Expertise.

Doch agile Verhandlungsteams gehen noch einen Schritt weiter:

In dem beschriebenen Szenario saßen dem Key-Account-Manager  nun nicht mehr klassische Einkäufer, zusammen mit einem Entwicklungsingenieur, gegenüber, sondern ein Querschnitt des gesamten Unternehmens:

Einkauf, Entwicklung, Projektsteuerung, Recht, Vertrieb(!), Produktion

Und keine(r) in diesem Team hat den sprichwörtlichen Hut auf, sondern alle müssen überzeugt werden und dem Deal zustimmen.

Mit dem agilen Team verhandeln

Um die Vielfalt an Funktionen und auch Persönlichkeiten in so einem Fall gut zu bedienen, bedarf es agiler Anpassungen in der eigenen Verhandlungsführung:

  • Ebenfalls ein Team aufstellen. Dazu reichen auch 2 oder 3 Personen aus.
  • Sich mit den Funktionen vertraut machen, mit denen man bisher nicht verhandelt hat.
  • Argumente daraufhin überprüfen, ob sie z.B. auch einem Juristen schmecken.
  • Sehr aufmerksam auf Koalitionsbildungen auf der Gegenseite achten.
  • Mehr Zeit für die Vorbereitung nehmen.
  • Agenda nicht überfrachten: es gibt mit zunehmender Personenzahl immer auch mehr Erklärungsbedarf.
  • Klare Rollenzuordnung im eigenen Verhandlungsteam: Fähigkeit vor Hierarchie!

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Und dann noch:

Der Austausch findet überwiegend online statt. Häufig per Mail mit großem Verteiler und in Video-Konferenzen. Hier kommt neben dem Umgang mit agilen Teams in Verhandlungen auch noch der Aspekt der digitalen Online-Kommunikation hinzu.

Dazu mehr in einem späteren Blogbeitrag.

Verhandlungstipps von A-Z: Team-Interessen

Team Interessen

Teaminteressen vs. Einzelinteressen

Wenn Sie im Team verhandeln, dann haben Sie sicher ein Verhandlungsziel definiert und auch gemeinsam besprochen.

Doch sind Sie sich auch darüber im Klaren, dass es unterschiedliche und möglicherweise gegensätzliche Interessen geben könnte, die in der Verhandlung zu Problemen führen?

Stellen Sie sich eine Familie vor, die ein großes Grundstück besitzt und ein Angebot hat, dieses zu verkaufen.

Es gibt unterschiedliche Interessen bei den Beteiligten. Der Eine möchte das Grundstück gerne aufteilen und am Liebsten über Jahre hinweg eine Parzelle nach der anderen verkaufen, um regelmäßig Geld zu haben. Die Andere möchte einen kompletten Verkauf zu einem möglichst hohen Preis und möglichst schnell. Und wieder ein anderes Interesse ist “behalten, selbst bebauen, dann Stück für Stück verkaufen”.

Ohne sich über diese gegensätzlichen Interessen klar zu sein, gehen die drei gemeinsam in eine Verhandlung mit dem Kaufinteressenten.

Wenn Sie als Team geschlossen in der Verhandlung auftreten wollen und wenn Sie vermeiden wollen, dass Sie der Verhandlungspartner auseinanderdividiert, dann sollten Sie auch ehrlich mit Ihren unterschiedlichen Interessen umgehen.

Ich habe ein Team für die Verhandlung vorbereitet und mit jedem einzelnen Teammitglied die individuellen Interessen herausgearbeitet. Einige grob skizziert:

  • Ein schneller Abschluss mit wenig Ressourceneinsatz
  • Möglichst niedriger Preis
  • Beim Chef gut dastehen
  • Den Lieferanten für Versäumnisse in der Vergangenheit “bestrafen”
  • Vertrauen aufbauen bzw. zurückgewinnen
  • Die technisch optimale Lösung

Diese haben wir dann gemeinsam zusammengeführt und in ein Teaminteresse überführt. Daraus erst konnten wir valide Verhandlungsziele ableiten.

Auf der Basis des zusammengetragenen Wissens konnte der Verhandlungsführer in der Verhandlung dafür sorgen, dass die Interessen aller eigenen Teammitglieder ausreichend diskutiert wurden und wenn immer möglich berücksichtigt wurden.

In Vertriebsteams erlebe regelmäßig einen Dissens zwischen dem technischen Vertrieb und dem kaufmännischen Vertrieb. Dazu noch die Interessen von Legal, die Vorgaben der Geschäftsleitung und die Interessen und Möglichkeiten von Produktion, Entwicklung, Einkauf,…

Im Selling-Center und genauso im Buying-Center finden Sie praktisch immer divergierende Interessen. Sie sollten diese vor der Verhandlung diskutieren und auflösen!

Insbesondere die Verhandlungsführerin muss wissen, welche Partikularinteressen es da im eigenen Team gibt und diese einhegen. Sonst bekommen Sie plötzlich “Friendly Fire”.

 

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Verhandlungsretter: Der Tag

Verhandlungsretter-Tag

An einem intensiven Tag die Grundlagen für bessere Verhandlungsergebnisse erarbeiten. Konkret, individuell und zielführend.

Eine intensive Kombination aus Coaching, Beratung und Mentoring.

Verhandlungsretter: Der Tag

Den Verhandlungsretter-Tag können Sie auch kurzfristig buchen. Egal wo, auch am Wochenende. Was administrativ machbar ist, mache ich möglich.

 

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