Verhandlungstipps von A-Z: Verhandlungsteam

Verhandlungsteam

Wenn Sie nicht alleine verhandeln, dann ist es wichtig, das richtige Team aufzustellen.

Oder das Verhandlungsteam richtig auf- und einzustellen. Es ist wie im Sport, z.B. im Fußball: Nur Allrounder bringen keine Spitzenleistung und nur Linksaußen auch nicht.

Das Team für die Verhandlung auswählen

Überlegen Sie, wer welche Stärken und Schwächen hat, die in der Verhandlung nützen oder schaden können. Doch auch bereits für die Vorbereitung ist es wichtig, die Aufgaben im Team gut zu verteilen. Deshalb machen Sie als verantwortlicher Verhandlungsmanager (möglicherweise auch Verhandlungsführer) eine Stärken-/Schwächen-Analyse der möglichen Teammitglieder.

Dazu könnten Sie folgende Punkte bewerten, z.B. auf einer Skala von 1 bis 10:

  • Kommunikative Fähigkeiten
  • Stressresistenz
  • Empathie
  • Beziehungsstärke
  • Fachmann/-frau für Zahlen, Daten, Fakten
  • Guter Beobachter
  • Guter Protokollant
  • Kann Forderungen nachhaltig vertreten / knickt nicht so leicht ein

Das Team für die Verhandlung vorbereiten

Wenn Sie wissen, wer was am Besten kann, können Sie die Rollen adäquat besetzen. Achten Sie darauf, dass alle in der Vorbereitung beteiligt werden und Informationen zeitnah ausgetauscht werden. Tragen Sie im Team alle Informationen zusammen, die jedes einzelne Teammitglied hat.

Legen Sie die Rollen für die Verhandlung fest. Ergänzend können Sie sich auch überlegen, ob Sie bestimmte Regeln zum Auftreten und zur Kleiderordnung machen wollen.

Das Team in der Verhandlung

Während der Verhandlung sind alle Mitglieder im Verhandlungsteam gefordert, ihre zugedachte Rolle auch einzuhalten. Achten Sie darauf, dass Sie nicht “auseinanderfallen”.

Ich habe schon öfters in Verhandlungen beobachtet, wie gegnerische Teams regelrecht auseinandergefallen sind, wenn Druck aufkam. Dann kann man an der Sitzposition leicht erkennen, dass es Spannungen gibt und zum Beispiel Einkauf und Fachabteilung gerade nicht mehr einer Meinung sind.

Das äußerst sich z.B. durch ein Auseinanderrücken der Stühle, durch verräterische Mimik oder dadurch, dass plötzlich alle durcheinander reden.

Egal welche Rolle Sie spielen: Wenn Sie erkennen, dass einer Ihrer Kollegen einen Durchhänger hat oder gerade dabei ist, ungefragt Konzessionen zu machen, dann gehen Sie dazwischen und fragen Sie höflich aber bestimmt nach einer Pause.

Das Team in der Verhandlungspause

Tragen Sie Ihre Beobachtungen und Schlussfolgerungen zusammen. Bauen Sie Kollegen wieder auf, die unsicher oder zermürbt sind. Und achten Sie darauf, dass Sie beim Social Talk nicht mal eben Zugeständnisse machen.

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Verhandlungstipps von A-Z: Rolle (2)

Rollen-im-Team

Neben den bereits in einem vorherigen Beitrag beschriebenen Rollen können noch weitere Rollen für die Verhandlung definiert und besetzt werden.

Unterstützer-in

Die klassische Unterstützerfunktion für die Verhandlung ist ein zweiter Verhandlungsführer. Wenn dieser gerade den passiven Part spielt, dann sichert er den Frontmann so wie der Wingman in der Flugzeugstaffel.

Alle weiteren möglichen Rollen in der Verhandlung sind in aller Regel

Spezialisten bzw. Expertinnen

Davon können gleich mehrere für die Verhandlung wichtig sein. Möglicherweise nicht alle immer und in jeder Phase der Verhandlung und in jedem Meeting.

Anwender-in

Wenn es in der Beschaffung um konkrete Fragen der Umsetzung im Betrieb geht, kann es eine gute Idee sein, einen erfahrenen Anwender mit in die Verhandlung zu nehmen.

Entwickler-in

Das gilt entsprechend im Vertrieb für den Ingenieur, der die Maschine, Anlage oder was auch immer entwickeln soll.

Projektleiter-in

Bei komplexen Abläufen in der Vertragsumsetzung sollte die Projektleiterin (von beiden Seiten) bereits frühzeitig in der Verhandlung beteiligt sein.

Juristen

Kommen häufig in der letzten Phase der Verhandlung dazu. Als Verhandlungsmanager sollten Sie darauf achten, dass frühzeitig Informationen fließen und die Rechtsabteilung dann auch die nötigen Ressourcen hat, um zeitnah Ihren Vertragsentwurf zu prüfen.

In internationalen Verhandlungen sind die Fragen von T&C häufig ein wesentliches Kriterium und bringen manches Geschäft zum Scheitern. (sh. auch Pönale und Force Mayeur)

Finanzabteilung / Controlling

Auch die Finanzabteilung oder/und das Controlling sollte frühzeitig in die Verhandlung einbezogen werden. Nimmt jemand aus diesen Abteilungen an der Verhandlung teil, so gilt, wie für alle anderen Fachleute auch:

Spezialisten geben Expertenrat, keine Zugeständnisse!!!

Daneben gibt es noch eine weitere Rolle, die insbesondere für die Vorbereitung und Planung der Verhandlung und das Projektmanagement wichtig ist:

Verhandlungsmanager-in

Dazu mehr in einem späteren Beitrag.

 

Verhandlungstipps von A-Z: Rolle

Team-Rollen-Verhandlungsführung

Wenn Sie nicht alleine verhandeln, dann sollten Sie bereits in der Vorbereitung festlegen, wer in Ihrem Verhandlungsteam welche Rolle in der Verhandlung übernimmt.

Aktive Rollen in der Verhandlung

Verhandlungsführer-in

Der Verhandlungsführer ist derjenige (oder diejenige), der aktiv die Verhandlung führt. Das fängt mit der Moderation einer Vorstellungrunde zu Beginn der Verhandlung an und endet mit der Verabschiedung.

In der Verhandlung spielt die Verhandlungsführerin die aktivste Rolle. Er trägt Argumente vor, stellt Fragen, gibt Antworten, macht Angebote und nimmt Forderungen entgegen. Keine Andere aus dem Team sollte dem Verhandlungsführer ungefragt dazwischenreden. Das bedeutet, das der Verhandlungsführer auch aktiv seine Teammitglieder einbezieht und für Fachfragen an die entsprechenden Experten weiterleitet.

In einer Verhandlung, die sich über Stunden oder Tage hinzieht, kann die Rolle des Verhandlungsführers auch wechseln. Auch dies sollte bereits im Vorfeld besprochen sein.

Protokollführer-in

Ein aussagekräftiges Protokoll zu führen ist eine wichtige Aufgabe in der Verhandlung. Dies kann nach Abstimmung mit der Gegenseite auch als gemeinsames offenes Protokoll geführt werden.

Probate Mittel hierfür sind ein Flipchart oder ein offenes Worddokument, das mit dem Projektor an die Wand gebeamt wird.

Wenn es um etwas Wichtiges geht, kann es sinnvoll sein, wörtliche Aussagen mit genauer Zeitangabe zu protokollieren (das dann eher nicht offen).

Beobachter-in

Die Rolle eines Beobachters in der Verhandlung ist sowohl auf die Gegenseite, als auch auf das eigene Team bezogen.

Welche körpersprachlichen Reaktionen gibt es? Treten Spannungen auf? Fällt das Team auseinander? Braucht das eigene Team eine Pause? Wen sollte man bevorzugt bearbeiten? Gibt es Anzeichen, dass jemand schlapp macht? …

Ich saß vor einiger Zeit als Verhandlungsbegleiter mit in einer wichtigen Verhandlung und hatte neben der Unterstützung meines Kunden auch die Rolle des Beobachters übernommen.

Dabei konnte ich sehr früh erkennen, dass es im gegnerischen Team Spannungen und unterschiedliche Positionen gab:

Die Experten waren eindeutig für die Lösung meines Kunden, die Einkäufer waren kritisch und wollten unbedingt den Preis halbieren.

Neben diesen drei Hauptrollen, die Sie bei entsprechender Mannschaftsstärke unbedingt verteilen sollten, gibt es natürlich noch weitere Personen, die für die Verhandlung wichtig sein können oder die aufgrund ihrer Funktion die Verhandlung beeinflussen. Dazu mehr in einem Folgebeitrag.

Für alle Rollen gilt:

Kompetenz und Fähigkeit geht vor Hierarchie!

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